Los empleados deben reservar un espacio cada día, ya sea un escritorio, una oficina, un módulo o sala de reuniones cuando van a la empresa a trabajar. (Crédito: Getty Images)

(CNNMoney) - Cuando "vas a la oficina" se sobreentiende que trabajarás en el mismo escritorio todos los días. Es tu sitio, donde te sientas en tu silla y ves las fotos de tu perro y tu familia.

Sin embargo, en algunas empresas no hay escritorios asignados. En su lugar, los empleados deben reservar un espacio cada día – ya sea un escritorio, una oficina, un módulo o sala de reuniones – que sirva al tipo de trabajo que tienen que realizar ese día. Este concepto se llama hoteling.

Y una forma más extrema de este modelo de trabajo se denomina beach toweling, donde ni siquiera se aceptan reservas. Los empleados simplemente ocupan el espacio que quieren al llegar (como cuando uno coloca su toalla en la playa), y si van a salir durante un par de horas, tienen que empacar sus cosas y encontrar un nuevo espacio al regresar.

El hoteling y el beach toweling no son nuevos. Pero son cada vez más frecuentes a medida que más compañías permiten a sus empleados trabajar de forma remota.

De hecho, funcionan mejor cuando una cuarta parte de los empleados trabaja en otra parte en un día dado, ya sea en casa, con un cliente o en un chalé vacacional.

"No veo que las compañías transiten hacia el hoteling y aún esperen que todos acudan a la oficina cinco días a la semana", dijo Cali Yost, un estratega especializado en sitios laborales flexibles al frente de la firma Work+LifeFit Inc.

Las prácticas del hoteling y beach toweling pueden ahorrar dinero a las empresas porque no necesitan comprar o alquilar tantos inmuebles. "¿Quién quiere pagar por todos esos escritorios?" dijo Yost.

Y si los empleados son más felices y eficientes con esa dinámica, la productividad puede mejorar.

La recompensa para los empleados es la flexibilidad de trabajar donde quieren, sea en las oficinas o fuera.

Lo que es más, el hoteling nivela la estructura de poder. Nadie "tiene" una oficina con una ventana. Cualquiera puede reservar una.

Maryella Gockel ha trabajado en la firma internacional de consultoría EY durante 35 años. Dice que no ha tenido una oficina permanente en la última década.

Como miembro de un equipo global, Gockel a menudo trabaja desde su casa, en parte porque ella tiene que realizar llamadas muy de mañana o muy de noche con colegas en diferentes zonas horarias.

Por supuesto, los amantes del hábito y la costumbre acaso no adoren la práctica del “trabaja donde quieras.”

¿Qué pasa si quieres -o necesitas- ir a la oficina todos los días?

Si trabajas en la oficina al menos tres días a la semana, lo más usual es que se te permita hacer una reserva a largo plazo por el mismo espacio si quieres, dijo Gockel.

En EY, por ejemplo, la única condición es que cada vez que no estés allí, dejes el espacio disponible para que otra persona lo use. Hay que sacar las toallitas desinfectantes y dejar aquello limpio.

¿Dónde guardas tus cosas?

Los casilleros son lo usual. Y si con bastante regularidad eliges utilizar el mismo espacio o tu trabajo así lo exige, tal vez requieras un archivador.

Pero, en general, "Es mejor mantener tus cosas en formato electrónico", dijo Gockel.

¿Cómo saber dónde está cada uno de los empleados?

Para que hoteling no se vuelva una experiencia confusa e ineficiente, es necesaria la capacitación y la comunicación, apuntó Yost.

Los empleados necesitan saber dónde trabajan mejor. Los equipos deben estar en la misma sintonía en cuanto a cómo trabajan mejor juntos. Y la tecnología para facilitar la comunicación tiene que adaptarse a las necesidades de los equipos.

De hecho, el espacio físico en la oficina no puede ser tan ruidoso y molesto que los empleados sientan como si fueran nómadas que no pueden llevar a cabo sus labores.

Muchas de las oficinas de Citrix, una firma que desarrolla productos para facilitar el trabajo móvil, han introducido el beach toweling.

La compañía creó habitaciones con varios escritorios para los proyectos que requieren trabajo en equipo, cabinas privadas, sofás alrededor de una chimenea y pequeñas salas para reuniones informativas. En una de sus oficinas, existe incluso la opción de crear un jardín en la azotea de suerte que la gente pueda trabajar al aire libre si lo prefiere.

"Hay espacio para mí, para ti y para mí y para reuniones más grandes", señaló Natalie Lambert, la responsable de estrategia del espacio laboral.

Aún así, Lambert señala que cuando realmente necesita concentrarse en el trabajo sin interrupciones, trabaja desde su casa.