OPINIÓN | CEO de Zoom: Mi consejo para los trabajadores remotos que están todo el día en reuniones de video

Nota del editor: Eric S. Yuan es el fundador y CEO de Zoom. Las opiniones expresadas aquí pertenecen exclusivamente a su autor. Lee más artículos de opinión en cnne.com/opinion.

(CNN) -- Al principio de la pandemia, Zoom se convirtió en una parte fundamental de la vida y el sustento de muchas personas casi de la noche a la mañana. En pocas semanas, el uso de nuestra plataforma aumentó exponencialmente, con cientos de millones de participantes en reuniones que dependían de Zoom para mantenerse conectados con sus clientes, colegas, familiares y amigos. Nos sentimos, y seguimos sintiéndonos, increíblemente privilegiados por ayudar a tanta gente a seguir adelante con sus vidas. Incluso cuando nuestra población trabajadora empieza a vacunarse, las tasas de uso elevadas han persistido. Y muchos trabajadores sienten la fatiga de participar en un flujo constante de reuniones por video cada día.

Como alguien que ha pasado muchos días y noches en Zoom durante los últimos 12 meses hablando con gente de todo el mundo, puedo entenderlo. Es increíblemente difícil pasar bruscamente de un entorno de trabajo social y en persona a un mundo en el que solo vemos imágenes de caras en una pantalla. Mi récord personal es de 19 reuniones de Zoom en un día. Es un récord que algunos podrán batir, pero admito que me costó mucho atravesarlo.

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Como todo en la vida, la moderación es fundamental, y cuando se fundó Zoom hace 10 años, la intención nunca fue sustituir por completo las interacciones en persona. Al fin y al cabo, la pandemia ha demostrado cómo la fatiga, especialmente la de las reuniones por video, puede afectar a la productividad, a la satisfacción laboral y al equilibrio entre la vida privada y el trabajo. Por eso, los líderes deben encontrar formas de hacer que las reuniones sean más manejables mientras los empleados siguen trabajando a distancia.

Algunos consejos

Estas son algunas de mis propias prácticas para limitar la tensión derivada de un volumen alto de reuniones por videoconferencia:

• Haz pausas programadas lejos de la computadora.
• Programa reuniones de 25 o 55 minutos (o incluso intenta bajar a 20 o 45 minutos), o termina las reuniones antes de tiempo para que todos tengan un respiro para recuperarse mentalmente entre reuniones.
• Utiliza el chat o el correo electrónico en lugar de una reunión.
• Prueba con desactivar la visualización de tu propia imagen para poder ver las caras de tus compañeros, y para que ellos puedan ver la tuya, sin tener que verte a ti mismo.
• Establece un "día sin reuniones internas" para darte un respiro a ti y a tus empleados. En Zoom llevamos haciéndolo desde finales del año pasado y a nuestros empleados les encanta.
• Anima a los empleados a establecer límites en torno a su tiempo personal. Aunque hay que hacer excepciones en el caso de una plantilla global, los líderes no deberían fomentar las reuniones nocturnas y de fin de semana.

Por supuesto, las preferencias y circunstancias de cada persona son diferentes, por lo que nunca habrá una solución única para el trabajo a distancia. Desde que comenzó la pandemia, hemos aprendido que las personas experimentan las reuniones de diferentes maneras. Un estudio reciente, por ejemplo, descubrió que las mujeres experimentan la fatiga de las reuniones más que los hombres. Una de las razones es que las mujeres son menos propensas a tomar descansos entre reuniones. Este tipo de descubrimientos ponen de relieve la importancia de que las reuniones sean personalizables y flexibles, teniendo en cuenta las preferencias y experiencias de todos los grupos demográficos.

Diferentes maneras de combatir la fatiga

Mis colegas, la directora financiera Kelly Steckelberg y la directora de operaciones Aparna Bawa, encuentran y combaten el cansancio de formas diferentes a las mías, y entre ellas. A Kelly le gusta salir a caminar durante algunas de sus reuniones. Aparna cree en poner el bienestar como eje central de su vida y su estilo de trabajo, y programa descansos de la pantalla y siestas energéticas cuando es posible. Al reconocer que todos tenemos experiencias diferentes, podemos crecer, juntos, y crear un nuevo futuro de trabajo que sea cómodo y satisfactorio para todos.

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Espero que, una vez que podamos volver con seguridad a un entorno de trabajo corporativo presencial, la gente sea capaz de calibrar mejor el equilibrio entre el trabajo presencial y el trabajo a distancia para adaptarse a sus preferencias. La pandemia ha demostrado que el trabajo a distancia también puede proporcionar muchos beneficios, una hipótesis que muchos estaban empezando a probar incluso antes de los acontecimientos del año pasado, y creo que nuestras experiencias con la pandemia acelerarán el cambio hacia el futuro que se encuentra en algún lugar entre el trabajo totalmente en persona y el trabajo totalmente a distancia. Zoom encargó recientemente un análisis económico y una encuesta a Boston Consulting Group según la cual las empresas consultadas esperan que más de un tercio de los empleados trabajen a distancia después de la pandemia. Y una encuesta de Boston Consulting Group sobre el sentimiento de los empleados de 2020 mostró que más del 70% de los gerentes encuestados están más abiertos a los modelos de trabajo flexible que antes de la pandemia.

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El futuro de Zoom

Mi esperanza es que Zoom pueda ayudar a proporcionar la base tecnológica para este nuevo futuro. Nos estamos asociando con algunas de las mayores empresas del mundo para ayudarles a reimaginar sus procesos y proporcionarles las herramientas que necesitan para adaptarse a un modelo de "trabajo desde cualquier lugar". Estamos trabajando en funciones como las recepcionistas virtuales para las oficinas, que reducirían el contacto directo cuando los trabajadores vuelvan a las ubicaciones físicas, y las vistas de galería inteligentes mejoradas por la inteligencia artificial, que crean una vista de galería de los participantes que se encuentran en la sala para que las personas que se incorporan a distancia se sientan tan parte de la reunión como los participantes en persona, lo que hace que la experiencia híbrida sea más fluida. Y también estamos entusiasmados con lo que Zoom puede ofrecer en términos de apoyo a los nuevos puestos de trabajo y casos de uso a distancia en toda la plantilla, creando nuevas oportunidades para todos.

Todos merecemos tener la flexibilidad de trabajar de la manera más productiva para nuestras preferencias y creencias. Me comprometo a hacer que eso ocurra para los empleados de Zoom y nuestros clientes, y animo a todos los líderes empresariales a hacer lo mismo.