5 errores que debes evitar si tienes que despedir empleados de forma remota

(CNN) -- La forma en que dejas ir a los empleados es importante para la reputación de tu empresa.

Piensa en el CEO de Better.com, que acaba de despedir a unos 900 empleados en una llamada de Zoom muy breve y se enfrentó rápidamente a fuertes críticas.

Nadie reaccionará nunca positivamente al enterarse de su despido, ya sea por problemas financieros o por su propio desempeño. Por lo tanto, le corresponde a la persona que da las malas noticias ser lo más reflexiva posible sobre cómo se comporta y cómo trata a las personas que están siendo despedidas.

La mejor práctica es siempre dar las malas noticias en persona.

Si eso no es posible y debes hacerlo a través de una videoconferencia o una llamada telefónica, aún puedes darle un toque humano. Aquí hay algunos errores que debes evitar si tienes que despedir personas de forma remota (alerta de spoiler: intenta evitar un Zoom para un grupo grande, o para el caso, un correo electrónico impersonal).

1. Tomar desprevenidos a los empleados

El hogar es normalmente la zona segura de una persona. Así que sorprender a los empleados con las malas noticias mientras están en la cocina o al alcance del oído de sus hijos o cónyuge es más invasivo personalmente que hacerlo en una oficina.

Es por eso que se considera una mejor práctica dar a los empleados de los departamentos afectados --a todos los miembros del equipo, no solo a los despedidos-- un aviso con un día o dos de anticipación de que establecerá reuniones virtuales breves e individuales para discutir los próximos cambios y sugerir que participen en la reunión desde un lugar tranquilo.

No todos los empleados sospecharán que se avecina un despido, pero es probable que anticipen algún tipo de noticia seria.

"Está estableciendo expectativas para que el empleado no sea tomado por sorpresa", dijo Raymond Lee, director ejecutivo de CareerMinds, una empresa virtual de recolocación.

Sin embargo, si despides a una sola persona por razones relacionadas con el desempeño, Lee no recomienda dar ninguna señal avanzada de cambios.

"Si hay un problema de rendimiento, ya debería haber habido varias conversaciones hasta ese momento. Por lo tanto, solo necesita enviar una invitación a la reunión de actualización", dijo Lee.

2. Olvidar practicar con la tecnología

Más allá de ensayar lo que dirás cuando despidas a alguien, asegúrate de dominar el medio a través del cual lo dirás.

Eso significa trabajar en un mensaje claro y breve y practicarlo con un gerente de recursos humanos en la herramienta de videoconferencia o el sistema de llamadas de conferencia que planeas usar.

Y asegúrate de conocer las características de seguridad de esa tecnología para que nadie pueda hackear tu reunión, dijo Lee.

Eso significa enviar notificaciones de reunión encriptadas y bloquear el tiempo suficiente para la reunión para que, si se extiende un poco, nadie pueda unirse repentinamente, advirtió.

3. No brindar privacidad a las personas

Todos reaccionarán de manera un poco diferente al ser despedidos. Y no deberían sentirse expuestos cuando escuchan las noticias.

Entonces, si tiene que despedir a la gente en masa por videoconferencia, apague la cámara de todos para que solo puedan verlo a usted, pero no a los demás, dijo Brian Kropp, jefe de investigación de recursos humanos de Gartner, una firma de asesoría empresarial.

"Es una experiencia increíblemente emocional. Algunas personas no tendrán respuesta y otras se quebrarán y llorarán. Dejar que eso suceda en la cámara frente a otros es una falta de respeto".

4. Intentar cerrar el acceso de los empleados a la red demasiado pronto

Otra preocupación tecnológica: cuando los despidos se realizan en persona, el departamento de TI a menudo desconecta la computadora del empleado de la red de la empresa mientras se reúne con ellos.

"Pero si está despidiendo a alguien en línea, no puede cortar su conexión a la mitad", dijo Kropp. TI no puede conectarse de forma remota para borrar la computadora portátil de la persona en medio de su conversación, o cuando los empleados han apagado su Wi-Fi.

Por tanto, averigua de antemano con Recursos Humanos y TI cuál será la logística para cerrar el acceso de los empleados a la red.

También tendrás que decidir si deseas recuperar el equipo de la empresa y cómo hacerlo. "Algunas empresas envían material de paquetería a sus empleados y les piden que envíen sus equipos de TI (por ejemplo, computadoras portátiles) a la oficina", dijo Kropp. Otros les dicen que se lo queden si es más antiguo y el costo de recolectarlo y almacenarlo no vale la pena.

Si la empresa aún es remota y el acceso a la oficina es limitado, los empleados también querrán saber cómo se supone que deben recuperar sus pertenencias personales. La mayoría de las empresas les dicen que un asistente administrativo empacará sus cosas y se las enviará una vez que el edificio de oficinas vuelva a abrir, señaló.

5. No ser honesto y compasivo

La pandemia ha hecho la vida más difícil para todos. Ahora lo será aún más para las personas a las que estás despidiendo.

Sea honesto acerca de la situación de la empresa y las razones comerciales del despido, y al mismo tiempo explique los sacrificios que están haciendo los líderes sénior y otros, dijo Kropp. "La forma en que las empresas gestionen los próximos cinco meses definirá su reputación como empleador durante los próximos cinco años".

También es fundamental tener un proveedor de reubicación, así como un asesor profesional o consejero del Programa de Asistencia al Empleado en espera para cuando termine su reunión, dijo Lee.

Con el permiso del empleado, esos asesores pueden llamar a esa persona, darle la oportunidad de desahogarse y luego comenzar a hablar sobre los próximos pasos, dijo Lee. "Están capacitados para ayudar a las personas a avanzar".